事務職・人事職の転職

事務職への転職は難しい?未経験で成功するポイントと志望動機

投稿日:

30代で事務職未経験での転職を考えている女性にとって、おすすめの転職エージェントを知りたいけど、どれを選べばいいか迷っていませんか?

この記事を読めば、30代の女性で未経験から事務職へ転職を成功させるポイントや志望動機、30代の女性が事務職の転職を成功させるのにおすすめの転職エージェントについて分かります。

私はこれまでキャリアアドバイザーとして30代半ばの女性の転職のサポートをたくさんしてきました。

初めての転職で未経験の職種へチャレンジする場合には自分に寄り添ってくれるアドバイザーがいると心強く、成功率も高くなります。

私の経験も踏まえながら説明していきます。

事務職の転職実績No.1マイナビ女性のエージェント

↓マイナビの詳細はコチラ
マイナビ四角バナー女性
✅女性転職の利用満足度No.1
✅事務求人数約3万件(※業界1位)
✅優秀な女性キャリアアドバイザー多数在籍

事務職の転職実績No.1マイナビ女性のエージェント詳細はコチラ

▶︎マイナビエージェント転職支援はコチラ

【2022年1月18日最終更新】

 事務職とは?事務職の5つの種類

ひとことで「事務職」といってもその種類や仕事の内容はさまざまで、大きく分けて5つの種類があります。

それぞれに必要な資格や経験を求められるものもあり、未経験で事務職を目指す場合には仕事内容や求められるスキル、自分に向いているかどうかを確認しておくことも転職を成功させるポイントです。

一般事務

書類のファイリング、パソコンを使って入力作業、電話・来客応対、郵便仕分けやオフィス内の備品管理などの作業を行います。

  • ルーティンワーク・正確な作業が得意
  • よく気が利き他人のサポートが好き

という方に向いています。

仕事の依頼を気持ちよく引き受け、コミュニケーション能力が高いことに加え、WordやExcelは決まったフォーマットに入力できる程度は最低限必要です。

実際私もエクセルの機能は業務の中で必要になった際にネットで調べながら対応していますし、ビジネスマナーについては先輩や上司の対応を参考にしたり本を読んだりして学べます。

8:45 出社
メールチェックや1日の予定を確認します。
9:00 始業
書類作成・データ入力などのデスクワークをしながら、電話応対や来客への対応なども行います。
12:00 お昼
外へランチに行く人もいれば、休憩室でお弁当を食べる人もいます。
業務の状況や個人のスタイルによって異なります。
13:00 午後業務開始
午前中していた作業の続きや、郵便物の仕分け・発送など。
午前と同様、電話や来客があった際には対応します。
17:30 業務終了
翌日の業務を確認し、本日分の日報を作成します。

総務事務

一般事務の仕事に加えて、会社の施設管理、パソコンや社用車のリース契約・管理、福利厚生や社内行事の企画・運営など業務の幅は広がります。

会社によっては、人事・労務や株主総会の企画・運営、広報なども行います。

年齢、社内・外を問わずさまざまな人との接点が多いため、

  • コミュニケーションに長けている
  • 気遣いや配慮に自信がある

という人は向いています。

WordやExcel、Power Pointのスキル、敬語やビジネス全般の基本的なマナーは必須で、複数の仕事を同時にこなす能力も求められるスキルです。

備品の発注や資料作成、メール対応などパソコンを使う業務が中心となりますので、ワード・エクセルの使い方に詳しいと、作業をスムーズに進められ効率化に繋がります。

8:30 出社
9:00 始業 備品の発注やメンテナンスを依頼。同時進行で、来客や電話応対も担当します。
12:00 お昼休憩 外でランチをする人もいれば、お弁当を休憩室で食べる人もいます。
13:00 午後の業務 書類・資料の作成や打ち合わせに参加することもあります。
    打ち合わせの前後には、会議室の準備や議事録の作成も行います。
17:30 業務終了 翌日の仕事内容を確認します。
18:00 退社

経理事務

経理事務は伝票の起票、仕分け入力、経費処理、現預金管理などの日々の業務とファイリングをはじめ、月末や年度末の決算処理などが主な仕事です。

会社の数字を扱うため、

  • 正確な処理ができる
  • コツコツと数字の入力やデータ集計などの地道な作業が苦にならない

という人が向いています。

求められるスキルは簿記の知識、PCスキルはExcelの表計算、集計作業に使う関数やピポットテーブルが使えることなどです。

請求書の作成は営業事務で対応する場合もあるなど、どの範囲までを経理事務が担当するのかは会社によって大きく異なります。

経理事務の1日のスケジュール例です。

9:00 業務開始。1日の予定の確認、メールチェック
9:30 売上の入金、支払い状況の確認、出入金確認、銀行での通帳記帳
11:00 伝票の作成・整理
12:00 お昼休憩
13:00 経費精算処理、現金小口確認
15:00 会計ソフトへ入力
17:00 書類の整理
18:00 業務終了。翌日の予定確認

上記のほか、月末や年度末には決算関連の業務が発生しますが、会計ソフトは会社によって異なるシステムを使用しているため、業務を通して覚えていく形でも問題ないでしょう。

貿易事務

貿易事務とは、海外との商品の売買を行うために海外の取引先とのメール対応、インボイスを始めとする貿易書類の作成・確認作成、輸送・通関手続き、納期の調整などが仕事です。

海外とのやりとりや受発注が伴うため、

  • 語学に長けている
  • スケジュール通りに作業を進める能力
  • 細かいことに気づき未然に事故を防ぐ注意力がある

という人が向いています。

また貿易取引に関する知識やWordやExcelも一定レベル以上求められます。

9:00 始業 時差がある海外とのやり取りがメイン
12:00 お昼休憩
13:00 午後の業務 国内向けの問い合わせ、注文対応
15:00 社内業務 郵送物の発送、書類の仕分け、伝票処理
17:00 退社

英語で書類への記入を行うことが多いため、基本的な語学力が必須で、英語だけでなく、中国語やフランス語、スペイン語も習得している人は採用の際有利になります。

資格として貿易実務検定を取得しておくと、専門知識を理解でき仕事に役立てられるでしょう。

秘書

仕事が忙しい担当上司に代わりスケジュール管理、会議準備、出張手配をはじめ来客、電話・メール対応をサポートすることです。

そのため、

  • ホスピタリティがある
  • 細やかな気配りができる
  • スケジュール管理が得意

という人が向いています。

ビジネスマナーは当然のこと、守秘義務を守れること、WordとExcel、outlookなどのスケジューラーを使いこなせることが求められます。

1日の流れを日によって大きく異なりますが、参考例として読んでください。

7:00 出社 上司の出社30分〜1時間前には到着
8:00 上司出社 当日のスケジュールを報告
9:00 始業 会議室の準備や書類の確認
10:00 会議 会議中は、電話・メールへ対応、郵便物の処理、関係各所への伝達など
11:30 来客対応
12:30 休憩
13:30 書類作成・手配 次の出張で使う書類の作成や新幹線とホテルの手配
15:30 打ち合わせ 
16:30 上司外出 外出中にやるべき仕事があれば指示を受ける
18:00 就業 残りの仕事に対応し、退勤

企業により語学力や秘書検定資格が必要になる場合もあります。

秘書に向いてる人の特徴8選!診断チェックリスト【現役秘書が解説】

事務職転職の自己PR・志望動機のコツ

私がキャリアアドバイザーをしていた時も、未経験の事務職へ転職したいけれど、

  • 自己PRの仕方が分からない
  • 志望動機が書けない!

と、頭を悩ませる方もたくさんいました。

企業にとっては自己PRや志望動機は、採用の際とても重視している項目です。

入社を希望する企業へ自分を積極的に売り込むこと、熱意が感じられる志望動機が書けることは転職を成功へ導くために大切です。

これからその自己PR・志望動機のコツについて詳しく解説していきます。

自己PR(例文あり)

事務職での経験がなくても、前職で得た経歴スキルの中に事務職に役立つもの何かしらあるものです。

30代であればある程度社会人としての経験があれば備わっているビジネススキルやマナーが見つかるはずです。

接客業をしていたのであれば

  • 高いコミュニケーション力がある
  • 電話やメールでのお問い合わせ対応が卒なくできる
  • 社会人としての基本的なビジネスマナーを備えている

など希望する事務職で活かすことができる点をアピールすることが大切です。

例)販売職の経験がある場合   

百貨店での販売職として10年以上働いてきましたが、毎日お客様に接する仕事ですので幅広い年齢の方とコミュニケーションをとることが得意です。

メールや電話対応も問題なくできますし、来店時の受付でパソコンへの情報入力や商品の在庫、スタッフのシフトや売上管理なども任されておりExcelを使用して管理していました。

スキルアップのために独学で簿記3級の資格も取得し、次は2級を目指そうと考えています。

御社で一日も早く戦力になれるように頑張りたいと思っています。

▶︎事務職の自己PR例文をもっと見る

例)窓口業務の経験がある場合   

前職では旅行代理店の窓口業務をしておりました。

個人や団体など様々なニーズのお客様と接していたため、相手の要望を適切に汲み取る力が身につけられたと考えております。

事務職では社内外の方々とコミュニケーションを取りながら進めていく業務が多いため、相手の要望を汲み取る力を活かし貢献していきたいです。

▶︎事務職の自己PR例文をもっと見る

志望動機(例文あり)

志望動機にはなぜこの仕事なのか、この会社なのかを自分の強みと共に伝える工夫をしてください。

事務職でも種類によって、向いている人や求められるスキルは違うため自分の強みが何なのかを一度棚卸することも良いと思います。

関連:接客業・サービス業から一般事務職への志望動機!転職は難しい?

そうすることで、自分の適性と交えてこの仕事には自分がふさわしいと、強く語ることができるようになります。

また、希望する会社についても事前によく調べ、経営理念、事業内容、営業状況などについて魅力に感じる点や共感できる点があればこの会社である理由をはっきりと述べることができます。

例)営業職から営業事務へ転職する志望動機

私は営業職をしておりましたので、事務の方にサポートしてもらえることのありがたみはよく理解しています。

几帳面な性格と、コツコツとした作業に集中して取り組むことも苦ではなく、取引先へのプレゼンテーション資料をたくさん作成していました。

営業に関する受発注の流れは理解しており、パワーポイントでの資料作成、説得力のあるデータ分析を自分でも行っており今後はそのスキルをサポートする側で活かしていきたいと思っています。

以前より御社の商品を知っており、より多くの人に使っていただけるようにサポートしたいとおもっています。

▶︎事務職の志望動機例文をもっと見る

例)アパレル販売から事務職へ転職する志望動機

私は前職では、アパレルショップで販売員として接客だけでなく在庫や売上の管理も担当しておりました。

エクセルの使い方を学び、在庫管理の表を作成したところ「見やすくなった」と喜んでいただき適切な量を発注できるようになりました。

食品を扱う貴社では、常に新鮮な商品をお客様へ提供できることが不可欠と考えております。

事務職として、商品の管理や発注を適切におこなうことで貢献していきたいと考えて志望しました。

▶︎事務職の志望動機例文をもっと見る

事務職の転職に役立つ経歴スキルと資格

事務職への転職する場合に、持っていると役立つ経歴としてのスキルや資格があります。

経歴やスキルについては現職でも意識しながら仕事に取り組むことで、自分自身の強みや事務職に役立つことを整理することができます。

事務職に求められる資格を転職する前に勉強して取得しておくことは、人事面接官への客観的アピールに繋がるので転職の際に強い武器になります。

具体的に紹介していきますので参考にしてください。

経歴スキル

たくさんの方を事務職の仕事に紹介してきた経験から言えば、必ずしも仕事ができる人ばかりが転職で成功するというわけではありません。

事務職に求められる経歴やスキルは、

  • 臨機応変な対応力と柔軟性
  • パソコンスキル
  • 正確で、丁寧な事務処理能力
  • コミュニケーション能力
  • サポートに徹するホスピタリティ

このような経歴スキルを持っていることも重視されます。

チームで仕事をするのでだれとでもコミュニケーションが円滑でなければなりませんし、依頼を受けた仕事に対してわからないまま進め、報告・連絡を怠る人は困ります。

トラブルやイレギュラーなことが起きても慌てずに対処できることが求められますので、どんな仕事も丁寧で、正確にこなせることは言うまでもありません。

このような経験とスキルを持った人は事務職の転職では有利です。

20代であればアルバイトでの経験や若さのポテンシャルが、30代であれば豊富な社会人経験と落ち着きが評価されやすいと言えます。

資格

事務職も仕事内容はさまざまで、看護師や薬剤師など専門職のように1つの資格があれば万全ということではありません。

しかし、事務職の転職で未経験で事務職を希望する場合は、資格を持っていると本気で事務職を目指していることが伝わるため強みになります。

事務職での転職を成功させるために持っていると役立つ代表的な4つの資格をご紹介します。

  • MOS(マイクロソフト オフィス スペシャリスト)・・・Word、Excel 、Power Point、 Accessなどの事務職には必要不可欠なパソコンのスキルが身についていることを証明できる資格です。()
  • 簿記資格・・・経理事務では簿記の知識がある人が採用されやすいです。実務経験がない場合には日商簿記検定の3級から習得し、2級まで取得できればかなり有利となります。()
  • 秘書検定・・・秘書として、一般的な常識や敬語、メールや電話応対、ビジネスマナーなど知っておくべき知識を習得できていることを証明できる資格です。()
  • TOEICスコア.・・・貿易事務などの英語を使用して仕事をする場合には、自身の英語力を証明する資格として有効です。()
  • ※⭐️の数が多いほど取得難易度は高い

上記4つの資格は、事務職での転職を成功させるために取得することをおすすめします。

事務職未経験でも転職を成功させる方法

結論から言えば、事務職未経験でも転職は可能です。

しかし経験者に比べると当然その難易度はかなり上がります。

20代であれば職種未経験でもまだまだポテンシャルを評価してくれる求人企業は存在しますが、30代であれば自分よりも若い人に比べて、さらに狭き門となります。

しかし事務職の採用では、

  • サポートするということにストレスを感じないか
  • コツコツと作業に取り組むことはできるか
  • チームワークを乱さずになじめるか

というような経験スキルについても採用側は重視していますので、決して年齢だけで評価されるわけではありません。

事務未経験でも転職を成功させる4つの方法について説明します。

経験やスキルを事務職に活かせるよう整理

自分の経歴やスキルを徹底的に棚卸してみると、事務職に役立つこともはっきりと見えてくるようになります。

自分ではなかなか気づかないことも多いので、具体的に例を挙げてみると、

  • 販売職であれば店内在庫管理を几帳面な性格を評価されて任されていた⇒几帳面である
  • 医療関係で働いていた時、様々な職種の人とかかわる中でチームワークの大切さを学んだ⇒チームワークを重んじる
  • 営業職で、十数社の取引先からの問い合わせや商談など、次々に入ってくる複数の業務を効率化してこなすことができる⇒マルチタスクが得意
  • ホテル勤務で接客の経験から年齢や性別に関係なく誰とでもコミュニケーションをとることができる⇒誰とでも仲良くなる高いコミュニケーション能力
  • カフェ店員をしていたことで、フロアのすべてのお客様の様子を常に伺い、水のつぎ足し、会計、手洗い場所の案内などニーズを事前に察知する観察力を身につけた⇒観察力に優れ、相手が欲しがっているニーズを先回りして察知できる

上記のようにあなたの今までの経験を事務職アピールに繋げていくことができます。

年収はできるだけ高望みしない

事務職の平均年収は日本の平均年収436万円(2019年)と比較しても低い傾向にあります。

一般事務平均年収 約311万円
経理事務平均年収 約326万円
貿易事務平均年収 約355万円
総務事務平均年収 約376万円
営業事務平均年収 約352万円

(出典:求人ボックス 給料ナビ 求人統計データ

事務職への未経験での転職の場合は、経験がないため平均年収よりも下がる傾向があり、地方だと200万円台ということもあり得ます。

中でも一番低いのが一般事務です。

年収について高望みすれば、競争倍率が高くなり、未経験の場合は事務職に就くことはますます難しくなります。

あまり給料については高望みせず、経験を積んでステップアップしていくと割り切るのも一つの方法です。

契約社員や派遣社員も視野に入れる

事務職の有効求人倍率は令和3年3月時点では0.44倍で、正社員の割合は約62%、有期雇用は約38%(そのうち派遣社員は2.5%、契約・嘱託社員は18.6%)となっています。

(引用:職業別一般職業紹介状況|厚生労働省
(参考:雇用者(役員を除く)の無期・有期別推移|一般社団法人日本人材派遣協会

正社員での事務職の求人は年々減っており、有期雇用(契約社員/派遣社員)での採用が増えており、特にパートでの採用が増え続けている状況です。

正社員としての転職は狭き門となっているため、事務職にこだわるなら契約社員や派遣社員での転職も視野にいれておくべきです。

実際に求人サイトのindeedで東京都の事務職の求人を調べてみた結果を下記に記載します。

正社員:23645件
派遣社員:22361件
契約社員:4251件
※全59,063 件中

雇用形態が違うだけで500件も差が出るので、正社員のみで絞ると少しもったいないかもしれません。

契約社員や派遣社員でも、一定期間の勤務やスキルを取得することによって正社員雇用へ変更できる会社も多くありますので、正社員だけに絞るのではなく他の雇用体系も視野にいれて、選択肢を狭めないことをおすすめします。

まずは契約社員や派遣社員として事務経験を積み、正社員での転職に有利なスキルや資格を習得しながら、最終的に正社員を目指すという方法もあります。

事務職に強い転職エージェントを使う

コロナ渦のように求人数が少ない状況においては未経験での事務職への転職活動は難しくなりますので、こういった時にこそ信頼ができて、実績のある転職エージェントを使うことをおすすめします。

▼転職エージェントの仕組み

女性で事務職を希望する場合にはマイナビ女性の転職エージェントなど、女性の事務職に強い転職エージェントを選ぶことも大切です。

未経験分野への転職の場合、転職エージェントを使うメリットは多く、

  • 志望動機や自己PRが肝になるためコンサルタントがアドバイスをしてくれる
  • 応募先企業研究や内部情報を知っているので面接のときのアドバイスなどももらえる

など、転職が成功するためのフォローが充実しています。

事務職に強い転職エージェントおすすめ10選」で未経験から事務職への転職に強い転職エージェントを厳選して紹介していますので、ぜひご参考頂けたら幸いです。

事務職の転職が難しい4つの理由

最近では休日が多い、給料が高い、残業が少ないなど条件の良い求人への応募倍率は高くなってきており、経験者であっても事務職の転職が難しい状況です。

その理由については4つありますので、順に説明していきます。

有効求人倍率が低い

そもそもの事務職の有効求人倍率は令和3年3月時点では0.44倍です。

他の職種では販売の職業 2.36倍、サービスの職業 3.57倍となっており、比較しても事務職は圧倒的に低くなってい流ことが分かります。

(引用:職業別一般職業紹介状況|厚生労働省

もともとの求人数が少ないにもかかわらず、応募者が多いため競争率が高くなり、こういった場合には未経験者よりも経験者優遇される傾向にあるため転職が難しくなります。

正社員の求人が少ない

事務職は家庭や育児と仕事の両立がしやすいため、女性に人気のある職種です。

そのため、事務職での離職率が低く人員の入れ替わりもあまりないので、正社員での求人数が有期雇用(契約社員/派遣社員)に比べて少ないのです。

昨今はコロナ影響もあり、企業としても人件費を減らす努力をしており、正社員で採用するよりも派遣社員やパートでの採用をするようになってきているのも理由としてあげられます。

将来AIに代替されやすい

事務作業でも経理業務や文字入力、簡単な計算などのルーティンワークはAIに代替されやすい業務です(RPAによる事務自動化の会社が増えてきています)。

そのほかにもファイリングなどもデータのスキャンで済ませて、名刺などの文字情報もカメラ機能で入力が不要になるなどデジタル化されれば事務職は不要になっていきます。

AIの精度や実用化においては発展途上ではあるものの、ゆくゆくはとって代わられる可能性は大きいと言えます。

事務職の転職成功のポイントまとめ

最後に事務職での転職を成功させるためのポイントでよくある質問をQ&A形式でまとめています。

これから未経験での事務職への転職を検討している人はぜひ参考にしてください。

転職希望者
事務職に強い転職エージェントは?

事務職に強い転職エージェントとしておすすめできるのがマイナビ女性の転職エージェントです。

理由としては、女性の転職に精通したキャリアアドバイザーが特化チームを作りサポートすることや、マイナビの豊富なリソースを活かした非公開・独占求人情報も多数とのことで定評があります。

またキャリアアドバイザーがひとりひとり丁寧に応募書類添削や面接対策を行い、就職決定率を高めています。


(出典 マイナビ女性の転職AGENT

不動産営業職から商社での事務職へ、旅行代理店からメーカーの事務職への女性の転職成功例や、豊富な求人案件が強みです。早い人では1か月もかからずに転職を成功させています。

運営会社マイナビAGENT
公開求人数約33,500件(2022年1月時点)
非公開求人数約32,900件(2022年1月時点)
対応地域全国対応
年齢20代・30代に強い
公式サイトhttps://mynavi-agent.jp/womanwill
転職希望者
未経験で事務職の転職を成功させるポイントは?
  • 事務職以外の前職での経験やスキルで事務職に活かせるように整理する
  • 求人数も少ないため、年収の高望みはせず経験を積むことを優先する
  • 正社員での転職だけではなく、契約社員や派遣社員も視野にいれステップアップも考える
  • 事務職の転職に強いエージェントでキャリアアドバイザーにサポートを受ける

特にマイナビ女性の転職が求人数の豊富さ、転職成功例の面からおすすめできます。

転職希望者
事務職の転職に必要な経歴スキル・資格は?
  • 臨機応変な対応力と柔軟性
  • パソコンスキル
  • 正確で、丁寧な事務処理能力
  • コミュニケーション能力
  • サポートに徹するホスピタリティ

などです。30代だからこそPRできる経歴スキルです。

転職の際に持っていると強みとなる資格は、

  • MOS(マイクロソフト オフィス スペシャリスト)
  • 簿記資格
  • 秘書検定
  • TOEICスコア

などがあげられます。

自分のこれまでの経験スキルで事務職に役立つことの棚卸、そして事務職に役立つ資格取得をすることで30代であっても未経験から事務職への転職の可能性は大きく広がります。

未経験で事務職への転職の成功のポイントをしっかりと押さえつつ、企業に響く志望動機が伝えられるように対策をして明るい未来を手にしてください。

事務職の転職実績No.1マイナビ女性のエージェント

↓マイナビの詳細はコチラ
マイナビ四角バナー女性
✅女性転職の利用満足度No.1
✅事務求人数約3万件(※業界1位)
✅優秀な女性キャリアアドバイザー多数在籍

事務職の転職実績No.1マイナビ女性のエージェント詳細はコチラ

▶︎マイナビエージェント転職支援はコチラ

マイナビエージェント女性womanwill
マイナビエージェントの特徴

驚異の書類選考通過率50%!

求人を厳選して紹介してもらえる!

親身な対応で面談満足度が高い!

dodaの特徴

求人数96,000件以上(※業界最大級)

転職満足度No.1の親身な対応!

北海道~九州全国に面談拠点あり!

-事務職・人事職の転職

\ PR /

Copyright© 転職エージェントマニア.com , 2022 All Rights Reserved.