事務職の中でも専門性が高く人気がある「秘書」ですが、誰でも秘書になれるわけではなく秘書になるために必要な適性があります。
今回は、現役の社長秘書として勤める筆者の経験から、秘書に向いている人の8つの特徴を解説します。
これから秘書になりたいと考えている方は、自分に秘書としての適性があるかまずはチェックリストを使って確認してみてください。
適性が少ない場合も、努力することで秘書としての必要なスキルを身に付けることもできますので「秘書に向いている8つの特徴」をぜひ参考にして頂ければ幸いです
秘書の仕事のやりがいは？大変？現役秘書が仕事の厳しさを語る
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あなた秘書に向いてる？適性チェックリスト
| 秘書適正チェックリスト✓ | |
| □ | PCスキル（Word、Excel、PowerPoint）に自信がある |
| □ | ビジネスマナー・一般常識に自信がある |
| □ | 自分が前面に立つよりも人を影からサポートすることに喜びを感じる |
| □ | 派手な髪色やネイルはあまり好まない |
| □ | 人の話を聞くことが好き |
| □ | 人に対しての好き嫌いが少ない |
| □ | 自ら考えて動くことができる |
| □ | 新しい物事に挑戦することに努力を惜しまない |
| □ | 予測できない事態に対しても冷静に対応できる |
| □ | 人から「明るいタイプ」だと言われることが多い |
| □ | 毎日決まった事を飽きることなく正確にこなすことができる |
| □ | 常に5分前行動を心掛けている |
| □ | 1日に1回以上新聞やニュースを見る |
| □ | 整理整頓や部屋を綺麗に保つことが好き |
| □ | メールや電話はすぐに折り返すタイプ |
当然当てはまるものが多いほど秘書への適性は「高い」ということになります。
(※10個以上当てはまれば秘書に向いている)
あなたはいくつ当てはまりましたか？
秘書に向いてる人の8つの特徴
秘書に向いている人の特徴は、
気配りができる人
コミュニケーションスキルの高い人
几帳面で臨機応変な仕事ができる人
常に明るく笑顔を絶やさない人
控え目でサポート役に徹することができる人
どんな人とも円滑な人間関係を築ける人
一般常識・ビジネスマナーが身についている人
察する能力が高い人
上記8つに当てはまる人は適性が高いと言えますので、順番になぜその特徴に当てはまる人は秘書に向いているのか解説して参ります。
気配りができる人
秘書の仕事をひと言で表すと、「上司が効率的かつ快適に仕事ができるようにサポートすること」です。
上司から指示を出される前に先回りして用意をしたり、上司のタイプを読み取って相手が求めることに対して的確に応えることができる人は、秘書への適性があると言えるでしょう。
人の性格は十人十色ですのでマニュアル通りの対応ではなく、上司の性格に合わせた行動が求められます。
コミュニケーションスキルの高い人
秘書の仕事は上司へのサポート業務だけではなく、上司の代わりとなって社内外のさまざまな立場の人とコミュニケーションを取りながら円滑に仕事を進めていくことが求められます。
秘書のコミュニケーション能力が低いと上司の印象、最終的には会社の印象まで落としてしまうことになりますので、正確かつスムーズに情報を伝達できるコミュニケーション能力は不可欠なものとなります。
日々周囲の人々とコミュニケーションを積極的に取ることで、上司や取引先の方の好みを把握しておくと話が弾み、仕事がスムーズに進みやすくなります。
几帳面で臨機応変な仕事ができる人
メールチェックやスケジュール管理等の決まった業務に加えて、日々発生するイレギュラーな事態へも落ち着いて対応できる能力が求められます。
ルーティンワークだけではなくイレギュラーな仕事に対してもミスをしたり、仕事を翌日へ持ち越してしまうような人には秘書の仕事は務まりません。
決まった仕事を正確かつ几帳面に毎日続けつつも、上司からのリクエストに対しては柔軟に対応できる人に秘書の適性があります。
常に明るく笑顔を絶やさない人
秘書は上司の代理として社外関係者と会う機会が少なくありませんので、上司や会社の印象を落とさず良い印象を与えることは秘書にとって非常に大切なことです。
そのため、話しやすく明るい雰囲気で人と接することができる人は、秘書としての適性が高いでしょう。
秘書が必要になる上司は会社の中でも責任の重い立場にあるわけですので、日々の重責とストレスで疲れ果てていることも多いでしょう。
そんな時、秘書が常に明るく笑顔でいることで上司も快適に仕事に打ち込めるようになります。
控え目でサポート役に徹することができる人
秘書の役目は上司を影からサポートすることです。
営業や企画の仕事に求められるような数字のノルマがない代わりに、どれだけ仕事がこなせるようになっても自分の意見を前面に出したり、強く自己主張をすることはできません。
ですので、「自分自身が認められたい」という気持ちが強い人は秘書には向いておらず、反対に、上司のサポートができることに喜びや満足を感じられる人は秘書への適性が高いと言えます。
どんな人とも円滑な人間関係を築ける人
秘書の仕事は上司の人間関係に依存しますので、社内・社外を問わず上司と接点のあるさまざまな人と交流をしなければなりません。
時には社内の上下関係や複雑な対外関係を意識しながら円滑な交流を図る必要があり、たとえ苦手な相手がいたとしても、そのことを表面に出してしまうようでは秘書の仕事は務まりません。
誰とでも分け隔てなく円滑にコミュニケーションを取れて、上司の仕事がよりスムーズに進むようにサポートできる能力が必要です。
一般常識・ビジネスマナーが身についている人
秘書は社内外の重要な人物や地位の高い人と接することが多い仕事です。
ビジネスの場で相手に失礼な印象を与えることなく、上司の仕事がよりスムーズに進むためのサポートをするためには、社会人としてのビジネスマナーが身についていることが大前提です。
また、ビジネスマナーだけではなく日常生活を送る上での一般常識を持ち合わせている必要もあります。
例えば、食事のマナーや礼服のマナー、手紙の出し方など、一般常識がないと上司に恥をかかせてしまう可能性があるので、一般教養やビジネスマナーは必須です。
察する能力が高い人
秘書を必要とする上司は多忙であることがほとんどです。
そのため1から10まで指示をもらわないと仕事ができないようでは秘書の業務は務まりません。
微妙なニュアンスの違いから、上司が何を必要としているのかをきちんと汲んで察することのできる能力が必要です。
答えが分からない場合もただ「分からないので教えてください」と言うだけではなく、「これとこれを用意しましたがどちらが必要でしょうか」など、機転を利かせて予め用意しておけるような察しの良い秘書が求められます。
秘書になるには？最短で秘書になる方法
今回は秘書に向いている人の特徴とチェックリストを紹介しましたが、適性があるからと言ってじゃあ必ず秘書になれるのかというと、また話は別です。
秘書は事務職系職種の中でも女性に特に人気の職種で、有効求人倍率は低く競争度は高いので、転職や就職活動の戦略を立てなければライバルに負けてしまいます。
どのような戦略を立てて転職・就職成功の確率を上げていくべきかについては「【現役秘書が語る】秘書になりたい人必見！優良秘書求人の選び方」で詳しく解説しているので、ぜひ今回の内容と併せてお読み頂ければと思います。
念願の秘書になるという目標達成に少しでも役立ててもらえたら幸いです。