「秘書になりたい」という方に対して、現役秘書としての経験から、秘書の仕事内容や秘書になるための最短の方法、優良求人の見分け方などを解説します。
秘書になるには容姿・見た目が優れていたり、顔採用があるため倍率が凄いとも言われていますが、果たして本当なのでしょうか？
秘書の仕事は事務職の中でも専門性が高く、今までの社会人経験や女性ならではの気配りを活かせる仕事として、転職市場において非常に人気がある職種です。
未経験から秘書への転職を目指している方や、秘書経験がありキャリアップを図って転職を検討している人など、転職の理由はさまざまでしょう。
元キャリアアドバイザーとしての観点から、秘書を目指す方におすすめしたい転職エージェントについてもご紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
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【最終更新日.2024年11月14日】
目次
秘書になるための容姿は?顔採用?
では早速、秘書になるための容姿や顔採用の関係性について解説していきます。
秘書になるための容姿
ドラマなどでは容姿端麗な女優さんが秘書役として配置されていることが多いため、採用基準として容姿が関係しているのでは…と不安になる方もいらっしゃるかと思います。
結論を申し上げますと、秘書の採用基準に容姿は大きく関わります
以下は実際に秘書を採用している企業の社員にアンケートを取った結果ですが、秘書の採用基準として容姿が関係あると答えた社員は8割となりました。
容姿が関係あると答えた方の理由としては、
当然です。ビジュアルは会社のイメージを崩すことになり当然。
秘書のイメージというのもありますが、容姿が美しければ取引先の受ける印象も絶対良いはずです。
再重要ポイントにはなり得ないが、取引先に重役と同行することもあるので、身だしなみ等も含めた容姿はポイントになる。
上記のように社内に与える印象のみならず、取引先など社外に対してプラスになると考えて容姿が良い女性を採用したいと考えている方多いようです。
ただし、秘書業務においては能力やスキルが重視されることが多いため、容姿よりも業務に必要なコミュニケーション能力、スケジュール管理能力、文書処理能力、問題解決能力など能力を身につけることが大切です。
実際に先ほどのアンケート回答者の中にも、
受付ではないので、秘書には容姿よりもスケジュール管理能力やコミュニケーション能力の有無を重要視します。
はっきりいって当たり前のことになるかもしれないが、能力の方が大事。
上記のように容姿よりも能力を求める声は多かったので、容姿だけでは採用されない点も留意しておくべきです。
秘書に美人でかわいい人多いのはなぜ？見た目顔採用？
確かに秘書とイメージすると、容姿が整った女性が多い印象があるため顔採用があるのではないかと思われがちですが、美人であることよりも仕事に必要なスキルを磨くことや、自己研鑽に努める方が重要です。
ただし、企業の秘書に美人が多い理由としては、役員秘書と呼ばれる企業の重役が秘書の採用面接で判断を下していることが多いため、極端な言い方を言えば採用する経営陣の好み次第と言えます。
また幼い頃からルックスが優れていて「かわいい」と言われ続けて育った女性は、性格的にも真っ直ぐで素直な言われる"性格がいい"女性が多いため、経営者や役員陣のモチベーション的にもプラスに作用します。
繰り返しになりますが、秘書の採用基準は企業の採用方針や求める人物像、業務内容に応じて異なりますので、ビジネスシーンでの清潔感やマナー、身だしなみの整備など、外見に関する要素は整えておきましょう。
秘書は不細工はダメ？顔採用と言われた
秘書の採用にルックスは重要とは前述した通りですが、中には「顔採用だった」と入社後に言われた経験のある女性もいます。
面接で評価されたのが容姿ではなく中身や仕事への姿勢などを評価されていたと思っていたのであれば、顔採用と言われることは実際ショックですよね。
他にも内定先を友人や知人に話した途端「顔採用の会社じゃん！」と言われて少なからずショックや落胆してしまう人も少なくありません。
秘書に採用されるためには、不細工がダメというよりも内面から滲み出る気品や佇まい、所作などを総合的に判断されている場合が多いので、顔採用と一括りにされて入社した訳ではないと心得ておきましょう。
秘書に選ばれる人の特徴は？
秘書に選ばれる人・向いている人の特徴は、
気配りができる人
コミュニケーションスキルの高い人
几帳面で臨機応変な仕事ができる人
常に明るく笑顔を絶やさない人
控え目でサポート役に徹することができる人
どんな人とも円滑な人間関係を築ける人
一般常識・ビジネスマナーが身についている人
察する能力が高い人
上記8つに当てはまる人は適性が高いと言えます。
より詳細な向いている人の特徴については、「秘書に向いてる人の特徴8選！診断チェックリスト【現役秘書が解説】」で解説していますので、診断チェックリストと併せてぜひご参考頂ければ幸いです。
秘書にしたい女性の特徴!会社の顔?
秘書にしたい女性の特徴に関するアンケートを男性に取った結果、以下のような要素を秘書にしたいと考えていることが分かりました。
- 女子力：35票
- 女性らしいしぐさ：27票
- ルックス：32票
- セクシーさ：6票
特に経営者に美人秘書は必要不可欠で、秘書の存在が経営者の仕事へのモチベーションを上がると回答した人もいるので、やはり秘書に容姿の優先順位は高いです。
ただし繰り返しになりますが、仕事が一定以上できることは必須条件で、仕事ができないと名前ばかり秘書になってしまいますのでその点も留意しておきましょう。
営業先や取引先とのコミュニケーションや人間関係構築の際に美人秘書がいることは中小企業や大企業にとってもあまりにも享受できるメリットが大きいのです。
会社の顔として企業のブランディングを上げることにも影響するでしょう。
秘書の仕事内容一覧!役員秘書は?
「秘書」と一口で言っても、さまざまな種類があります。
例えば、企業の社長や役員につく秘書や医療秘書、弁護士秘書、政治高官秘書などですね。
ここでは転職先の求人母数が最も多い「企業の秘書」についてお話していきます。
企業の秘書は大きく4つに分類することができます。
- 個人つき秘書(=役員秘書)
- 秘書室
- チームつき秘書(グループセレクタリー)
- 兼務秘書
それぞれ詳しく解説します。
個人つき秘書(=役員秘書)
一人のボスに専属でつく秘書を指します。
社長以上の役員など重役につくケースが多く、ボスが本業に集中できるよう庶務のすべてを管理し、スケジュール管理や外部との連絡を行ったりします。
役員秘書あるある
個人つき秘書(=役員秘書)のあるあるは以下の通りです。
- 予期しないスケジュール変更
- 縁の下の見えない努力
- 社内外コミュニケーション気配り
上司の急な決定で急遽飛行機フライトを予約したり、接待飲食店が臨時休業で他の店を探したり、誰も見えないところで絶え間なく努力しているのが秘書の姿です。
秘書室
大企業の場合必要になる秘書の数も多いため、秘書は秘書室や秘書部に属して複数の上司のサポートを行ったり、個人つき秘書のように一人のボスについてサポートします。
チームつき秘書(グループセレクタリー)
プロジェクトチームなど特定のチームに属してチーム全体をサポートする仕事です。
秘書ではなく、「秘書アシスタント」と呼ばれることや「グループセレクタリー」と呼ばれることも多いでしょう。
兼務秘書
ボスと同じ部署に所属し、秘書の仕事だけではなく部署としての仕事も兼務します。
サポートするだけではなく自主的に動く能力が求められます。
このように一口に企業の秘書と言っても様々な秘書に区分されることがわかりますね。
関連：秘書の仕事のやりがいは？大変？現役秘書が仕事の厳しさを語る
秘書になるには？最短の方法
秘書になるための最短の方法はずばり、秘書の求人に強い転職エージェントを利用することです。
売り手市場と言われている2023年の転職市場でも、事務系職種は非常に人気が高く、その中でも秘書の求人は希望する人に対して求人数が少ないことから、相当な倍率になっています(※新卒採用はあまり行われていません)。
| 営業系 | 1.99倍 |
| 企画・管理系 | 1.74倍 |
| 技術系（IT・通信） | 7.22倍 |
| 販売・サービス系 | 0.96倍 |
| 事務・アシスタント系(※秘書) | 0.22倍 |
※有効求人倍率＝低ければ低いほど、1人あたりの求人数が少ない(競争が激しい、人気職種)
そのため、数多くのライバルに勝ち抜いて内定を獲得するためには、入念な下準備が必要不可欠となります。
転職エージェントを利用すると、まず書類応募の段階から「書類添削」やプロのキャリアアドバイザーによる「推薦状の添付」などのサービスを利用できるので、自己応募者と差をつけて書類選考の通過率を上げることができます。
更に面接に進んだ後は、企業の内情や面接官の特徴を把握しているコンサルタントによる「面接対策」を受けることができます。
書類添削や面接対策以外にも転職活動の全てのフェーズにおいてあらゆるサービスを受けることができるため、自己応募と比べて転職成功確率をグッと上げることができるのです。
数ある転職エージェントの中でも、業界大手のdodaは特に秘書の転職実績が多く、約2,000件もの秘書求人を保有していますので、必ず利用するようにしましょう。
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秘書になるための資格
秘書になるために必要な「資格」というのは実はありません。
私も秘書に関する資格は持っていない状態で内定をいただくことができました。
しかし、確実に内定を得たい場合は秘書の代表となる資格である「秘書検定」を取得しておくといいでしょう。
秘書検定は3級から2級、準1級、1級と4段階に分かれており、基本的な社会人スキルや秘書としての能力を示すものになります。
費用はグレードによって2,800円～6,100円と異なりますが、そこまで高額な費用がかかるものではありませんので、秘書を目指す方はぜひ取得されることをおすすめします。
CBS（国際秘書）検定という外資系企業や、外資系企業と接する機会が多い日系企業での秘書を目指す人は、取得していると採用に有利に働く可能性がある資格もあります。
秘書になりたい人の志望動機例
では、秘書になるための志望動機についてイメージを持ってもらうために例文をご紹介します。
秘書の志望動機例文
現職で身に付けたパソコンスキルを活かして人をサポートする仕事がしたいと思い、御社の秘書を志望いたしました。
私は新卒入社をしてから5年間、現在の会社で広報部として会社を社外にPRする仕事を行ってきました。
広報としての仕事は非常にやりがいのあるものでしたが、自分が前線に立つよりも部員や上司をサポートする仕事に楽しさを感じるようになり、パソコンスキルを活かして秘書として活躍していきたいという思いが強くなりました。
秘書を志してから1年、転職後即戦力となれるよう勉強を重ね、昨年末秘書検定1級を取得しました。
縁の下の力持ちとしてサポートを行いながら、貴社に貢献したいと考えておりますので、どうぞよろしくお願いいたします。
秘書の志望動機例文
私が秘書業務に興味を持つきっかけとして、経営戦略に関する書籍を読んだことがあり、秘書が企業経営に大きく貢献できることを知り、秘書業務に興味を持ちました。
秘書業務は社内外のコミュニケーションを円滑にする役割を果たすことができるため、社会的な貢献度が高いと感じていますので、貢献度の高い秘書という職種で、スキルアップを目指しながら働きたいと考えています。
秘書業務は単なるアシスタント業務ではなく、自己判断力や提案力が求められると考えており、チャレンジングな業務に魅力を感じています。
秘書業務は常に変化しており、学び続けることが必要であるという点も魅力的で、私はこのような環境で自己成長を目指し、貢献できる秘書として働きたいと考えています。
志望動機を作成するポイントとしては、
✅自分の強みを明確にしてアピールする
✅秘書を目指したきっかけを述べる
→採用担当者の興味を惹く
✅仕事に役立つ資格を取得していることをアピール
→言葉だけではなく「行動」で熱意を伝える
上記点を意識して作成することを心がけましょう。
秘書の採用面接で見られるポイント
秘書の採用面接でチェックされるポイントとしては、清潔感のある身だしなみや表情が第一でしょう。
面接の際は、少し明るめのスーツに前髪や後れ毛をしっかりと止めて血色感のあるメイクやヘアスタイルを施すことがおすすめです。
更にハキハキとした喋り方、面接官の話を聞くときは「笑顔」を意識することで、好印象を与えることができます。
優良秘書求人の特徴・見分け方
秘書としての転職を成功させるためには当然優良企業の秘書になりたいと考えるかと思いますので、以下点を抑えて優良秘書求人を探しましょう。
求人票を鵜呑みにしすぎない
企業側が公開している求人票は、いわば企業をアピールするための材料です。
そのため、基本的にはネガティブな情報が書かれていることは少なく、どの企業の求人票を見ても「良さそう」と思うような内容になっているでしょう。
求人票の詳細は面接段階できちんと確認し、優良企業であるかどうか見分けましょう(※どの部分を確認するかについては後述します)。
不安がある場合は転職エージェントを利用すれば、担当キャリアアドバイザーに事前に企業の内情や求人票に記載されていない裏事情を教えてもらうこともできます。
仕事内容欄を確認する
転職サイトやハローワークで「秘書」と検索すると様々な企業の求人が出てくることでしょう。
しかし、「秘書」に分類されている求人の中には仕事内容が本来の秘書業務とはかけ離れている求人も含まれています。
例えば、運転手や受付業務、マンションンのコンシェルジュなどが秘書に分類されているケースがあります。
求人票の中にある、「仕事内容」や「仕事概要」欄に詳しい仕事内容が記載されていますので、求人タイトルや条件面だけで判断せずに、必ず詳細な仕事内容を確認してから応募することが大事です。
勤務時間や休日、残業を確認する
これは企業によって様々ですが、基本的には上司の出社前に出社して、上司がすぐに仕事に取り組めるように準備を整えたり、会議などで上司の退社時間が遅くなれば当然残業となるケースが多いです。
事務職と聞くと、
「残業が少なそう」
「定時で帰れそう」
とイメージする人が多いと思いますが、秘書は事務職の中でも前述のように上司に依存する働き方をする特殊な職種のため、面接の段階で働き方についてよく確認しておく必要があります。
給与相場を知っておく
秘書の給与相場は年収にして250万円～350万円で、一般事務よりやや高い給与が相場となっています。
高い語学力を持っている場合は年収500万円以上を狙える求人もありますし、大企業のトップにつく秘書の場合は年収が800万円以上になる場合もあります。
未経験だからといって給与相場よりも低い求人には応募しないように気を付けましょう。
相場より低い給与で求人を出している企業は企業体力がない可能性が高いため、ブラック企業や倒産寸前の企業の可能性があります。
秘書転職に強いおすすめ転職エージェント
では今回、秘書の転職に強いおすすめの転職エージェントを2社紹介して参ります。
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