転職活動の第一関門である書類選考に「通らない」と壁にぶつかっている人のために、理由と対処法を転職エージェントのキャリアアドバイザーが徹底解説します。
既に転職経験がある人もこれから始めようとしている人も、職務経歴書など書類の書き方について悩んだことがあるのではないでしょうか。
私がキャリアアドバイザーとして働いていた時のデータを参考にすると、転職活動における書類選考の平均通過率は10～30％と言われています。
書類選考の通過率を上げるための方法はただ一つ「企業の求める人材とあなたのギャップを少なく見せる」ことです。
今回は、その"ギャップ"を埋めて書類選考の通過率を上げるために、企業の人事が見ているポイントや、通過しやすい書類の書き方についてご紹介します。
転職活動における書類選考の具体的な期間については「転職エージェントの書類選考期間はどのくらい？遅い長いは落ちる？」も併せてお読み頂ければ幸いです。
【最終更新日.2019年3月20日】
目次
転職活動で書類を作り込む重要性
転職活動において、書類選考になかなか通らないという方は、まずは「書類選考を作り込む重要性」について理解すべきでしょう。
書類を作り込む重要性は、大きく分けて3つあります。
書類選考通過率が上がる
まず一つ目の書類選考を作り込むメリットは、やはりなんといっても「書類選考通過率が上がる」という点が挙げられます。
冒頭でもお伝えした通り、一般的な転職活動における書類選考通過率は10〜30%ほどと言われていますが、書類を作り込むことで通過率を"50%"まで引き上げることも可能なんですね。
「2社書類に応募すれば、1社はほぼ必ず100%面接にまでたどり着ける」という状況を作ることができれば、今まで書類選考に通らないと悩んでいたことが嘘のように感じられることでしょう。
自己分析を同時並行で行える
転職活動において書類を作り込む2つ目のメリットは「自己分析を同時並行で行うことができる」という点です。
書類を作り込むことはすなわち「今までのキャリアの棚卸し＝アウトプット」ですから、書類を本気で作り込めば作り込むほど、自分の頭の中をスッキリと整理させることに繋がります。
思考を整理することができれば、仮に面接まで進むことができた時に面接官にアウトプットする技術も上手になっている筈なので、一石二鳥という訳ですね。
面接の主導権を握ることができる
書類を作り込む3つ目のメリットは「面接の主導権を握ることができる」という点です。
どういうことかというと、基本的に採用面接官はあなたの書類選考をベースに、疑問に思った点やもう少し深掘りしたい点について面接の中で質問してきます。
つまり、書類を作る時点であらかじめ、
・もう少し詳しく深掘りして伝えたい点
・あなた自身のアピールに繋がる点
上記点をあえて抽象的に書いておくことによって、面接の中でより説得感を持って口で伝えられるということになるんですね。
書類をしっかりと作り込んでおけば、事前に面接で聞かれるであろう質問を想定できるという訳です。
転職活動の書類選考で人事が見ているポイント
企業によって書類選考の基準はさまざまですが、採用担当者が着目しているポイントは大きく3つに分かれます。
この3つのポイントを意識して採用担当者に「会いたい」と思わせることのできる書類を目指しましょう。
読みやすい書類であるかどうか
はじめに着目するポイントは、ズバリ「読みやすい書類であるかどうか」ということです。
採用担当者も限られた時間で採用活動を行っているため、パッと見て「読みにくい」と判断されてしまう書類については、内容を読むまでもなく10秒ほどで判断されることも少なくありません。
素晴らしい経歴を持っていてもこれでは宝の持ち腐れですよね。
・フォント・サイズを統一する
・書いてある内容が一目で伝わるように大見出しや小見出しを設定する
など、読み手のことを考えて「読んでみたい」と思わせられる書類を作成しましょう。
募集ニーズと一致しているかどうか
「企業の募集ニーズ(採用要件)と一致しているかどうか」も書類選考の際に採用担当者に見られている大きなポイントです。
「募集ニーズ」とは求人票に書いてある「求める人物像」や「必要な経験」を指します。
ここに記載してあるニーズとあなたの経歴・スキルが7～8割はマッチしていることが望ましいです。
たとえば例を挙げると、企業の求める人物像が「管理職経験のある方」だったとして、管理職経験のない方がいくら熱く志望動機を語ったとしても、採用される可能性は低いというようなケースですね。
書類選考の段階では特にこの点が重視されますので、ただ経歴を時系列に沿って並べるのではなく、募集ニーズと一致している「経験」「スキル」「資格」を視覚的にアピールできる文章を構成していくことが重要です。
客観的になっているかどうか
採用担当者に「会ってみたい」と思わせることができなければ、書類選考を突破し次のステップである面接に進むことはできません。
採用担当者が「会ってみたい」と思う書類とは、"客観的な書き方"がされている書類であるケースが多いです。
主観的ではなく、採用担当者の立場に立って「自分だったらどんな人材に会ってみたいか」を考えてみてください。
たとえば、例を挙げると以下のような書き方です。
＜例文＞
×悪い例（主観的になっている）
・～に興味があります／～に自信があります／～を頑張りました
・今までの経験を活かして貢献したいと思っています。◎良い例(客観的に書けている)
・XX（営業手法）を使い、●●●万円の売上目標を●ヶ月で達成し、最優秀賞を獲得しました。
・YY（求められるスキル）を習得し、新システムの立ち上げを●ヶ月で成功させることができました。
「あなた自身」をアピールするのではなく、求人票をよく見て、「企業が求めている人材」であることを職務経歴書でアピールしましょう。
転職の書類選考が通らない理由と対処法
では、上記採用担当者が書類選考で見ているポイントを踏まえて、書類選考が通らない理由と対処法について、ここからは解説して参ります。
書類選考通らない理由①:応募条件を満たしていない
単純なようで一番多い原因は前述した通り、「応募条件を満たしていない」ことです。
企業が求める条件に満たない人がいくら熱意のある応募書類を送ったところで、当然通過する可能性は限りなく低いです。
ダメ元で・・・と考えることもあるでしょうが、そもそも応募条件を満たしていなければ書類選考に通る確率は低いので、時間の無駄になってしまいます。
たとえば応募要件を満たしていない例を具体的に挙げると、以下になります。
| 法人営業経験2年以上 | 1年半の経験で応募してしまう |
| 社会人経験2年未満 | 社会人経験3年以上で応募してしまう |
「この人は求人票をきちんと読んでいない」と判断されてしまいます。
それだけではなく、新卒とは異なり「即戦力」を期待する中途採用で応募条件に満たない人を採用するメリットは企業側にとって何もありませんよね。
もし未経験業種・職種へのキャリアチェンジを望んでいる場合は「未経験歓迎」といった求人も多くありますので、応募条件を満たした自分に見合った求人を探して応募するようにしましょう。
書類選考通らない理由②:読みづらくて分かりにくい
前述した通り、いくら内容が良かったとしても、職務経歴書全体が読みにくい書類であれば、書類選考を突破できる可能性は低くなってしまいます。
通りやすい書類選考にするためには、技術的な見せ方・書き方のテクニックがありますので、いくつかご紹介します。
言いたいことが伝わらない
読んでも読んでも終わりが来ないような文章では、あなたが何を伝えたいのか採用担当者に伝えることはできません。
経歴の詳細は5W1Hを意識して、項目別に分けて書くようにしましょう。
たとえば、例を挙げると以下のようになります。
＜例文＞
×悪い例
・私は20●●年にXX株式会社へ入社し、YY部署へ配属されてZZに従事した後、XY部署へ異動になりYZを担当し、ZYを担当して成果を上げ・・・
◎良い例
・期間：20●●年●月～20●●年●月(●年●ヶ月)
内容：XXXプロジェクト
成果：ZZを●ヶ月で達成
抽象的な表現で分かりにくい
「努力しました」「徹底しました」といった抽象的な表現では具体的なイメージが全く沸いてきません。
実績をアピールする時は、時間や割合など数値を用いて記述することで、より具体的に実績や熱意がイメージできるようになります。
たとえば、例を挙げると以下のような書き方となります。
＜例文＞
×悪い例
・幅広い業務に関わる中で、多くのことを吸収できるように努力しました。また、お客様のご要望に応えることを徹底しました。◎良い例
・●年間XXの業務を経験しました。前任担当者からの引き継ぎ時より課題に挙がっていたYYを解決するために、○○機能の強化を行いました。その結果、YYを○○％減少させることに成功しました。
実務に関係の無い情報が多い
例えば「資格」の伝え方について、義務教育時代に取得したような、業務に関係ない資格が羅列してあると、採用担当者には応募者の志向に疑問を持たれかねません。
持っている資格を全部羅列するよりも、実務に関係ある資格についてより掘り下げて記述した方が、その企業に対する意欲が伝わりやすいでしょう。
以下のような書き方をイメージしてください。
＜例文＞
×悪い例
・普通自動車免許、英語検定3級、数字技能検定4級、フードコーディネーター3級、秘書検定1級、簿記1級◎良い例
・20●●年に簿記1級を取得。これによりXX業務を行えるようになり、20●●年に主任へ昇格。
書類選考通らない理由③:退職理由の書き方が悪い
「募集ニーズと自分の経歴が合っている求人に応募しているはずなのに、なかなか書類が通らない」と悩んでいる場合、退職理由について見直してみましょう。
退職理由は企業の採用担当者が最も気にする点の一つにも関わらず、応募者側は経歴や志望動機は力を入れて書いていても、転職理由は見落としがちな部分でもあります。
企業側は「募集ニーズとなるべくマッチしていて、かつ長期に渡って活躍してくれる人材」を求めていますので、短期間で離職する恐れがある人や能力的に不安要素がある人は、書類選考の段階で最初に落とされることになるでしょう。
ですので、経歴に転職回数や離職期間などなんらかの問題がある場合は、そこを補って採用担当者が納得できるような理由を記述したり、転職理由を志望動機に繋げて「ポジティブに考えられる」人材であることをアピールしましょう。
書類選考通らない理由④:職務経歴が詳しく書かれていない
転職活動における応募書類の中でも「職務経歴」は人事採用担当者が最も注目する部分なので、ここが詳しく記載されていないと書類選考通過率はグッと下がります
あなたがこれまでの仕事で行ってきたスキルや実績をこの「職務経歴」の部分で存分にアピールする必要があります。
「企業に自慢できる実績やスキルなんてない…」と不安に思われるかもしれませんが、もし具体的な数字や表彰経験などアピールする材料がなければ、
今までの仕事で工夫して行ったこと
採用企業で求められる要件に合致する部分
上記2点を意識して詳しく記載するようにしましょう。
たとえば上記を意識した職務経歴の例文を紹介すると、以下のようになります。
○○株式会社では、経理部として売掛金・買掛金・請求書の発行・月次資料の作成・決算データの作成業務などを行ってきました。
全国100ものデータを正確かつ迅速に入力できるように、ソフトの導入を提案し業務上の生産性改善も積極的に行ってきました。
約5年間の経理業務の中で、会社における経理の重要性を認識できたので、今後は貴社で経理・財務のスペシャリストとして貢献していきたいです。
転職の書類選考にどうしても通らない時は…
ここまで書類作成のポイントについてお伝えしてきましたが「実践しているけど全然通らないんだよな・・・」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。
実践できているにも関わらず通らないという人は「実践しているつもり」になっているか、あるいはそもそも「ギャップ」が大きすぎる求人に応募しているか、いずれかにあてはまっている可能性があります。
ではそのような方はどうすれば良いかというと、書類選考の通過率を上げるための有効的な方法として「転職エージェント」の活用をおすすめします。
転職エージェントに在籍するキャリアアドバイザーは過去にさまざまな転職を決めてきた、いわば「転職活動のプロ」です。
キャリアアドバイザーはあなたが応募しようとしている企業に実際に足を運んで、採用担当者と「どんな人材が欲しいのか」という話を何度も重ねてすり合わせしています。
書類作成のアドバイスだけではなく、求人票には書いていない生の現場の声が聞けたり、企業ごとに異なる通過率を上げるポイントについても添削してくれますので、必然的に書類選考の通過率は上がるといえるでしょう。
ただし、転職エージェントと一口に言っても様々なエージェントがあり、書類添削の質はバラバラなので、書類選考通過率の高い転職エージェントを選んで利用することが大事です。
親身さがウリ！面談満足度の高い優良おすすめ転職エージェントでは親身に書類添削を行ってくれる転職エージェントを厳選していますので、書類選考に苦手意識を持たれている方はぜひご参考頂ければと思います。
親身さがウリ！面談満足度の高い優良おすすめ転職エージェント
転職の書類選考の結果連絡が届くまでの期間は？
転職活動において、応募〜結果連絡が届くまでの一般的な書類選考の期間は約2週間です（※土日祝日や長期休暇を挟む場合は＋αになります）。
面接においては、また少し結果連絡が届くまでに違った期間がかかりますね。
関連：転職エージェントから面接結果が届くまでの日数と連絡こない理由
書類選考に応募してから、2週間よりも長く結果連絡が届くまでに時間がかかっている場合に考えられる原因は、
①採用する企業側の事情
②書類選考で優劣が付いているケース
上記2パターンに分かれます。
①採用する企業側の事情の場合は、担当者が忙しくて対応が遅れている、一定数集まるまで待っているなどが例として挙げられます。
②書類選考で優劣が付いているケースの場合は、既に選考が進んでいる候補者がいてその候補者の結果待ち、といった事情や、残念ながら既に落選してしまっていることなどが考えられます。
よほど急ぎの事情がない限りはこちらからは急かさず待つのが正解ですが"1ヶ月以上経過して音沙汰がない"といった場合には、次の計画を立てるためにも採用担当者に確認の連絡を入れてみても良いでしょう。
書類選考の結果があまりにも遅いという場合は「転職エージェントの書類選考期間はどのくらい？遅い長いは落ちる？」をぜひお読み頂き適切な対処法を取る参考として頂ければ幸いです。
