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【例文あり】メールでの退職の切り出し方!アポの取り方は?

「退職したいけど、会社にどう切り出していいか分からない…」「メールで退職を切り出す時の切り出し方がわからない…」

あなたは今そんな風に悩んでいませんか?

この記事では、転職を切り出すタイミング・伝え方のポイントから、引き止められた時の上手な対処方法まで、スムーズに退職するためのコツをご紹介します。

今までお世話になった会社に対して、退職の意思を伝えるのはとても勇気のいることです。

自分の中では決心できていたとしても、実際に伝える際は緊張してしまいますよね。

しかし、コツさえ掴んでおけば会社や上司との関係を悪化させることなく円満退職することができるようになります。

いつ、誰に、どのように、どんな内容を伝えるべきか、というところまで詳しく解説していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

退職はいつ切り出すべきか?

退職の1~3ヶ月前に伝えるのが一般的です。

法律では2週間前に退職を申し出れば退職できると定められていますが、引き継ぎや後任者の採用など、会社としても準備しなくてはならないことがありますので、最低でも1ヶ月前には伝えるようにしましょう。

タイミングとしては業務終了後がベストです。

忙しい日中にいきなり切り出しても「忙しいから」と取り合ってもらえない可能性がありますので、必ず事前にアポを取って設けてもらいましょう。

退職意思をメールで切り出すのはアリか

では退職の意思を上司に対して「メール」で伝えるのはアリかナシかという話ですが、結論を言うと“ナシ”です。

どれだけ上司との関係が上手くいっていなかったとしても、退職意思は今までお世話になった上司への感謝の意味を込めてきちんと「対面」で伝えるようにしましょう。

ただし退職意思を伝えるためには、上司へある程度時間を1対1で取ってもらう必要がありますので、そのためのアポ取りはメールで行ってもOKです。

具体的例文を載せておきます。

●●さんへ

お疲れ様です。
■■です。

少しお話させていただきたいことがあるため、
少しの間で構いませんのでお時間をいただく
ことは可能でしょうか。

時間は10分〜15分もかからないと思いますので、
お忙しいところ恐縮ですがよろしくお願い致します。

■■

上記はあくまで一例ですので、参考程度にして頂けたら幸いです。

上司に対面で退職を切り出す際の注意点

では上司へ退職意思を伝える準備が整ったら、いよいよあなたが会社を辞める意思を上司に伝える段階に入ります。

上司へ退職意思を伝える際の注意点について、いくつか注意点があるので解説していきます。

直属の上司に伝える

原則として、直属の上司以外に伝えるのはマナー違反になります。

直属の上司以外に伝えてしまいますと、「大事な話が自分を抜かしてやり取りされた」と上司の気分を損ねてしまい、結果としてスムーズな退職を妨げる原因になりかねません。

なかなか伝えづらい部分もあるかと思いますが、直属の上司にしっかりと伝えるようにしましょう。

空き会議室など人目につきにくい場所を選ぶ

上司にアポイントを取る際に、社内の空き会議室など人目につきにくい場所で話しをさせてもらえるようにお願いしましょう。

執務スペースで話しをしてしまいますと、話している内容が聞こえなかったとしても、会話の雰囲気から余計な詮索をされてしまったり、社内で噂をたてられてしまう可能性があります。

退職の意思は対面で伝える

繰り返しにはなりますが、退職を申し出るために事前にアポイントを取る方法としては、対面以外にも電話やメールでも構いません。

しかし、アポイントを取る際に「退職の話をしたい」と伝えてしまうと、引き止めのために更に上の立場の責任者に事前に相談されてしまったり、周囲に話しを漏らされてしまったり、退職交渉がスムーズにいかなくなる可能性が高くなります。

はっきりと辞意を伝える

上司と対面した後は、すぐにはっきりと退職の意思と時期について伝えましょう。

ここで注意したいポイントは「相談」ではなく決定事項としての「報告」として伝えることです。

相談という段階で上司に伝えてしまうと、辞めることを引き止められた時に気持ちが揺らいでしまい、結果的に中途半端な形で退職しづらくなってしましいます。

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また、言い出しにくいために余計な話をしてしまうことがよくありますが、場の雰囲気が和んでしまい、真剣に考えていることが伝わりにくくなってしまいます。

声のトーンや表情をいつもよりも真剣なものにし、意思が固まっていることを伝えることで、後の引き止めが緩和されます。

不平不満はNG!理由は個人的なものにする

退職理由を尋ねられた際、会社に対する不満を理由にするのは厳禁です。

というのも、会社に対する不満が理由の場合は「改善するから辞めないで欲しい」と引き止める口実を作ってしまうためです。

それだけではなく、会社への不満を伝えることで上司の気分を害してしまうこともあります。

円満退職を叶えるためにも、個人的な理由を伝えることが鉄則です。

上司への退職理由の伝え方【例あり】

では、退職意思の伝え方として、いくつか理由ごとに伝え方を実際に例文を用いて解説してまいります。

あくまでもあなた自身の退職理由を第一に優先させなければ意味がないので「こんな感じで伝えるんだ」というニュアンスを捉えて頂けたらと思います。

退職理由①:家庭の事情

この度結婚することになり、相手の地元である○○に引っ越すことになりましたので、通勤することが難しくなりました。

○月に結婚・引っ越しを行いますので、○月○日までに退職したいと思っています。

ここでお伝えしたいポイントとしては、

・決定事項として伝えることで引き止めを回避する
・具体的なスケジュールを伝えた上で退職希望日に理由付けを行う

上記2点です。

前述したように、わざわざ上司に時間を取ってもらってまで退職意思を伝えますので「相談」ではなく「報告」として伝えるようにしましょう。

退職理由②:資格取得のため

○○資格取得に本格的に取り組みたいため、退職したいです。

入社してからの○年間、仕事と勉強を両立して毎年受験してきましたが、勉強量が足りずに資格取得に至っていません。

来年が最後のチャンスになるため絶対に成功させたく、勉強に専念することにしました。

ここでお伝えしたいポイントとしては、

・仕事と両立できない理由を述べる
・意思が固い裏付けとして、思い立った辞意ではないことを伝える

上記2点です。

昨日の今日に退職を思いついた訳ではなく、ずっと長い間悩みに悩んで出した結論だということを理解してもらえるような伝え方が大事です。

退職理由③:他の仕事がやりたい

学生時代から興味のあった○○への夢が諦めきれず、いつか挑戦したいと思いながら勤めていました。

正直なところ、このままでは全力で頑張り切ることができないと思っています。

年齢的にも転職するなら今しかないと思い、今回チャンスをいただいた会社で夢を叶えられるよう精いっぱい努めたく退職を決意しました。

ここでの伝え方のポイントとしては、

・既に転職先が決まっていることを伝えて引き止めを回避する
・現職へのモチベーションがもうないことを伝えて上司を諦めさせる

上記2点です。

「やりたい仕事を会社で実現することはできないのか?」という引き止められ方をされる可能性もありますが、今の会社で実現する可能性は限りなく低いので、きっぱりと断ることが大事です。

退職を伝えても引き止められた場合

退職の意思を伝えても、よほど人材に余裕のある会社や部署でもない限り、必ずといっていいほど引き止められることになるでしょう。

必ずしもスムーズに退職手続きが進むとは限らないことを心に留めておかなければなりません。

そこで、円満退職をするために上手な対処方法を3つお伝えします。

退職の意思が揺るがないことを伝える

今までお世話になってきた上司からの引き止めをきっぱりと断ることは気が引けるかもしれません。

しかし、ここで少しでも気持ちが揺らいでいる様子を見せてしまうと、引き止められる可能性があると考えさせてしまうことになります。

退職する意思が揺らいでしまうと、退職確定までの日数が長引き、転職先が決まっている場合には新しい職場に影響が出てしまう可能性もあります。

今後に悪影響を及ぼさないためにも、既に転職先が決定している場合は、その旨を伝えてしまうのが一番効果的です。

まだ次の職場が決まっていない場合にも、既に転職活動をしているなど具体的に活動していることをアピールして、意志が固いことを理解してもらえるようにしましょう。

関連:転職活動を在職中に成功させるコツは?退職後の方が良い?バレる?

前向きな退職理由を伝える

本当の理由が現在の職場への不満であったとしても、正直に伝えることは避けましょう。

先ほどもお伝えした通り職場への不満を理由にしてしまうと、引き止めの材料を用意されてしまったり、上司との関係が悪化して円満退職を望めなくなってしまいます。

例として、「現職の業務ではできないスキルアップがしたい」「転職しなければ実現できない○○事業に携わりたい」など、転職しなくては叶えられない前向きな退職理由を用意しておきましょう。

感謝の気持ちを伝える

引き止められる際には、「貴重な人材だから辞められては困る」「会社として高く評価している」などあなたの自尊心を刺激するような言葉を伝えられたり、待遇改善を提案されることもあるでしょう。

上司の引き止めを振り切ることは心苦しいことですが、ここでは素直に退職を引き止めてくださったこと、今までお世話になったことに対する感謝の気持ちを伝えましょう。

何を言われても頑固に「退職の意思は変わりません」と言い切るよりも、感謝の気持ちを伝えることで「引き止めるべきではないかもしれない」と上司もあなたの気持ちを真摯に受け止めてくれるようになる可能性が高まります。

退職の切り出し方まとめ

「退職する」という一大決心をした後は強い意志をもって辞意を伝えることが重要になりますので、今回お伝えした内容を参考に、引き止められた場合のコツを押さえて、スムーズに退職できるように対策を練りましょう。

しかし、一人ではうまく退職交渉ができるか、希望の転職先を見つけられるか不安になることもあるかと思いますので、そんな時は転職エージェントの活用も視野に入れておいて頂けたらと思います。

転職エージェントでは、転職の相談や退職交渉の進め方についてのアドバイスなど、あなた専属のプロのキャリアアドバイザーによるサポートを無料で受けることができます。

スムーズな退職とその後の転職を成功させるために、ぜひ転職エージェントを活用してみてくださいね。

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