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【例文あり】メールでの退職の切り出し方!アポの件名は?

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「退職したいけど、会社にどう切り出していいか分からない…」「メールで退職を切り出す時の切り出し方がわからない…」

あなたは今そんな風に悩んでいませんか?

この記事では、転職を切り出すタイミング・伝え方のポイントから、引き止められた時の上手な対処方法まで、スムーズに退職するためのコツをご紹介します。

今までお世話になった会社に対して、退職の意思を伝えるのはとても勇気のいることです。

実際に私自身も会社を辞めた経験があるので非常に気持ちが良く分かりますが、自分の中では決心できていたとしても実際に伝える際は緊張してしまいますし、裏切ったような気がしてなかなか切り出しにくいものです。

しかし、コツさえ掴んでおけば会社や上司との関係を悪化させることなく円満退職することができるようになります。

いつ、誰に、どのように、どんな内容を伝えるべきか、というところまで詳しく解説していきますので、ぜひ参考にしてみてください。


【最終編集日.2022年6月8日】

退職はいつ切り出すべきか?タイミング

退職の1~3ヶ月前に伝えるのが一般的です。

法律では2週間前に退職を申し出れば退職できると定められていますが、引き継ぎや後任者の採用など、会社としても準備しなくてはならないことがありますので、最低でも1ヶ月前には伝えるようにしましょう。

切り出すタイミングとしては退職を伝える上司の業務終了後がベストです。

忙しい日中にいきなり切り出しても「忙しいから」と取り合ってもらえない可能性がありますので、必ず事前にアポを取って設けてもらいましょう。

退職意思をメールで切り出すのはアリか

では退職の意思を上司に対して「メール」で伝えるのはアリかナシかという話ですが、結論を言うと"ナシ"です。

どれだけ上司との関係が上手くいっていなかったとしても、退職意思は今までお世話になった上司への感謝の意味を込めてきちんと「対面」で伝えるようにしましょう。

ただし退職意思を伝えるためには、上司へある程度時間を1対1で取ってもらう必要がありますので、そのためのアポ取りはメールで行ってもOKです。

具体的例文を載せておきます。

件名:少々お時間頂けますでしょうか?

●●さんへ

お疲れ様です。
■■です。

少しお話させていただきたいことがあるため、
少しの間で構いませんのでお時間をいただく
ことは可能でしょうか。

時間は10分〜15分もかからないと思いますので、
お忙しいところ恐縮ですがよろしくお願い致します。

■■

メールの件名:タイトルも【少しだけお時間頂いても宜しかったでしょうか?】と相手を構えさせすぎないようする工夫を施しましょう。

アポ取りの時間については、理想で言えば上記メールを送った当日が望ましいですが、上司の仕事の関係もあるので後日になっても仕方ありません。

上記はあくまで一例ですので、参考程度にして頂けたら幸いです。

退職の切り出し方電話でアポの取り方は?

メールではなく電話で上司に退職を切り出したいという方は、メールと同じようにいきなり退職について申し出るのではなく、まずはアポを取って上司に時間を作ってもらいましょう。

上司が忙しくてタイミングが悪ければ、せっかくの退職意思を伝える場で取り合ってもらえない可能性がありますからね。

その際の切り出し方は、

「●●です。お疲れ様です。少しお話しさせて頂きたいことがあるのですが10分~15分で構いませんのでどこかお時間頂くことは可能でしょうか。お忙しいところ申し訳ございません」

上記のように極力退職というキーワードは使わずに、ストレートに時間を作ってもらえないか伝えるようにしましょう。

察しの良い上司であればあなたが退職の意思を伝える場を設けてほしいということは分かりますので、なるべくシンプルに伝えた方が良いです。

どうしてもメールで切り出したい場合は?

「退職の意思をメールで切り出すなんて非常識とは分かっているけど、どうしても対面で言い出せない…」という方もいるかと思います。

どうしてもメールで切り出すしか方法がない場合は、法律上メールでも問題ありませんので以下のような例文を用いて伝えるようにしましょう。

件名:退職意思のご報告

〇〇(上司の名前)

お疲れ様です。△△です。

メールでの連絡が失礼なことは承知の上ですが、
自分のキャリアについて真剣に考えた結果、
誠に恐縮ですが、退職する意思が固まりました。

つきましては、退職のお手続きについて
ご相談させて頂きたいと考えておりますので、
一度、お時間をいただけますでしょうか。

メールでのご報告となり大変申し訳ございません。
お手数をおかけしますが宜しくお願い申し上げます。

後ほどまた詳しく解説しますが、退職の意思を伝える際は相談ではなく"報告"するようにしなければなりませんので、その点を注意してメールを作成するようにしましょう。

上司ともう二度と顔を合わせたくない場合は、退職代行サービスを使えば一度も会社に顔を出さずに荷物の手続きまで全て代行で行ってくれますので、ぜひ活用を検討されてみて下さいね。

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上司に対面で退職の切り出し方&注意点

では上司へ退職意思を伝える準備が整ったら、いよいよあなたが会社を辞める意思を上司に伝える段階に入ります。

上司へ退職意思を伝える際の注意点について、いくつか注意点があるので解説していきます。

直属の上司に伝える

原則として、直属の上司以外に伝えるのはマナー違反になります。

直属の上司以外に伝えてしまいますと、「大事な話が自分を抜かしてやり取りされた」と上司の気分を損ねてしまい、結果としてスムーズな退職を妨げる原因になりかねません。

なかなか伝えづらい部分もあるかと思いますが、直属の上司にしっかりと伝えるようにしましょう。

繁忙期はなるべく避ける

業界によっては繁忙期は非常に忙しい可能性があるため、できるだけ閑散期で会社に余裕があるタイミングで上司に退職を切り出すようにしましょう。

余裕のある時期に退職を切り出すことで、不要なトラブルを回避できますし送り出す側も真摯に対応してもらえます。

空き会議室など人目につきにくい場所を選ぶ

上司にアポイントを取る際に、社内の空き会議室など人目につきにくい場所で話しをさせてもらえるようにお願いしましょう。

執務スペースで話しをしてしまいますと、話している内容が聞こえなかったとしても、会話の雰囲気から余計な詮索をされてしまったり、社内で噂をたてられてしまう可能性があります。

退職の意思は対面で伝える

繰り返しにはなりますが、退職を申し出るために事前にアポイントを取る方法としては、対面以外にも電話やメールでも構いません。

しかし、アポイントを取る際に「退職の話をしたい」と伝えてしまうと、引き止めのために更に上の立場の責任者に事前に相談されてしまったり、周囲に話しを漏らされてしまったり、退職交渉がスムーズにいかなくなる可能性が高くなります。

はっきりと辞意を伝える

上司と対面した後は、すぐにはっきりと退職の意思と時期について伝えましょう。

ここで注意したいポイントは「相談」ではなく決定事項としての「報告」として伝えることです。

相談という段階で上司に伝えてしまうと、辞めることを引き止められた時に気持ちが揺らいでしまい、結果的に中途半端な形で退職しづらくなってしましいます。

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また、言い出しにくいために余計な話をしてしまうことがよくありますが、場の雰囲気が和んでしまい、真剣に考えていることが伝わりにくくなってしまいます。

声のトーンや表情をいつもよりも真剣なものにし、意思が固まっていることを伝えることで、後の引き止めが緩和されます。

不平不満はNG!理由は個人的なものにする

退職理由を尋ねられた際、会社に対する不満を理由にするのは厳禁です。

というのも、会社に対する不満が理由の場合は「改善するから辞めないで欲しい」と引き止める口実を作ってしまうためです。

それだけではなく、会社への不満を伝えることで上司の気分を害してしまうこともあります。

円満退職を叶えるためにも、個人的な理由を伝えることが鉄則です。

転職先の会社は可能な限り伏せる

上司にピンポイントで「退職後はどの会社に転職するの?」と聞かれない限りは、転職先の会社については伏せておくのが一般的です。

もし万が一会社との取引があったり、何か繋がりがある場合は引き留めの理由を作ってしまうことになりますし、何かと転職先企業については聞かれない限り伏せておいた方が良いでしょう。

アドバイスしたいため悪気はなく「転職先を教えて欲しい」とを言われた場合は、絶対に他の人には漏らさないようにして欲しいという前置きに同意してもらった上で社名を伝えた方が良いです。

人手不足で退職を切り出しづらい

あなたが勤めている会社が人手不足であることが分かっている場合、なかなか退職を切り出すのは気まずいと感じるかと思います。

確かに気まずさもありますが、会社の人手不足だからという理由であなたの貴重な時間をこれ以上今の環境に使っても良いのかもう一度問いかけるべきです。

案外、会社で人が抜けた穴というのは他の人で代わりが効くものなので、本当に退職したいと考えているなら割り切って退職を切り出すべきでしょう。

上司への退職理由の切り出し方【例文あり】

では、退職意思の伝え方として、いくつか理由ごとに伝え方を実際に例文を用いて解説してまいります。

あくまでもあなた自身の退職理由を第一に優先させなければ意味がないので「こんな感じで伝えるんだ」というニュアンスを捉えて頂けたらと思います。

退職理由①:家庭の事情

この度結婚することになり、相手の地元である○○に引っ越すことになりましたので、通勤することが難しくなりました。

○月に結婚・引っ越しを行いますので、○月○日までに退職したいと思っています。

ここでお伝えしたいポイントとしては、

・決定事項として伝えることで引き止めを回避する
・具体的なスケジュールを伝えた上で退職希望日に理由付けを行う

上記2点です。

前述したように、わざわざ上司に時間を取ってもらってまで退職意思を伝えますので「相談」ではなく「報告」として伝えるようにしましょう。

退職理由②:資格取得のため

○○資格取得に本格的に取り組みたいため、退職したいです。

入社してからの○年間、仕事と勉強を両立して毎年受験してきましたが、勉強量が足りずに資格取得に至っていません。

来年が最後のチャンスになるため絶対に成功させたく、勉強に専念することにしました。

ここでお伝えしたいポイントとしては、

・仕事と両立できない理由を述べる
・意思が固い裏付けとして、思い立った辞意ではないことを伝える

上記2点です。

昨日の今日に退職を思いついた訳ではなく、ずっと長い間悩みに悩んで出した結論だということを理解してもらえるような伝え方が大事です。

退職理由③:他の仕事がやりたい

学生時代から興味のあった○○への夢が諦めきれず、いつか挑戦したいと思いながら勤めていました。

正直なところ、このままでは全力で頑張り切ることができないと思っています。

年齢的にも転職するなら今しかないと思い、今回チャンスをいただいた会社で夢を叶えられるよう精いっぱい努めたく退職を決意しました。

ここでの伝え方のポイントとしては、

・既に転職先が決まっていることを伝えて引き止めを回避する
・現職へのモチベーションがもうないことを伝えて上司を諦めさせる

上記2点です。

「やりたい仕事を会社で実現することはできないのか?」という引き止められ方をされる可能性もありますが、今の会社で実現する可能性は限りなく低いので、きっぱりと断ることが大事です。

退職理由④:人間関係

人間関係が退職理由を大きく占める場合、なるべく直接的な表現は避けたほうが無難です。

退職を報告してから実際に会社に来なくなるまで最低1ヶ月ほどはかかることがほとんどです。

退職するまで気まずい思いをせず円満退職するためにも、極力①〜③の理由を持ち出しましょう。

退職届って必要?

退職を切り出す際に退職届は必要なのかと疑問を持たれるかもしれませんが、結論、退職届を準備する必要は一切ありません。

そもそも法律的にも退職届を準備する義務は一切ないのですが、ごくまれに会社の就業規則の中に提出を義務付けている企業も0ではありません。

もし退職届について上司に必要と言われた場合は、人事部に相談して本当に必要なのか?必要であればどう作成すべきか?聞くようにしましょう。

基本的には退職の上司への報告は口頭で問題ありません。

もし退職届の提出が必須なのであれば、記載項目としては、

☑️退職願
☑️提出日
☑️会社名、代表取締役社長名前
☑️所属部署、氏名、認印
☑️私議
☑️退職理由、退職希望日

上記について記載して退職届を作成し提出しましょう。

▼退職届の記載イメージ
退職届のフォーマットイメージ

▶︎退職届のWordフォーマットはコチラ

退職届を作らない場合は、今までお世話になった会社の人々に退職の意思を伝えるためにも、最低でも社内の同じ部署の人には【退職のご挨拶】という件名で感謝の意を込めてメールを作成するくらいのことはした方が良いです。

退職の挨拶メールの作成方法&例文あり

社内向けに退職メールを送る際の注意点

社内向けに退職の意思を伝えるメールを作成する際には、いくつか注意点がありますので以下を抑えた上で作成するようにしましょう。

☑️最終出社日に一斉送信で送る
☑️件名はシンプルに分かりやすく
☑️退職理由は「一身上の都合」で
☑️退職後の連絡先は書いてもOK

上記を抑えた上で最後の退職の挨拶メールを作成するようにしましょう。

例文は以下のイメージです。

社内向け退職挨拶メール例文

件名:退職のご挨拶【□□(名前)】

本文:
○○事業部(○○課)の皆様、お疲れ様です。

この度、一身上の都合により6月末で退社することになり、本日が最終出社日となりました。
本来なら直接ご挨拶をすべきところですが、メールにて大変失礼いたします。

在籍中は至らぬ点もあったかと思いますが、温かくご指導頂き誠にありがとうございました。
業務を通じて多くの方々と関わらせて頂き、非常に多くのことを学ばせて頂きました。
今後も、この会社で学んだ経験を活かしていきたいと思います。

退職後の連絡先は下記になりますので、もし何かありましたらご連絡頂けると幸いです。

メールアドレス:◇◇
携帯番号:△△

最後になりましたが、皆様の更なるご活躍をお祈り申し上げます。
今まで、大変お世話になりました。

退職日はいつなのか明確に記載し、ネガティブな表現や言葉などは一切使わずに感謝の意思を伝えることを徹底してメールを作成しましょう。

社外向け退職メール作成時注意点&例文

社外向けの退職メールを作成する際の最も重要な注意点は「今後のやりとりについてどこに連絡すれば良いのか?後任の引き継ぎ状況」を明確に記載することです。

社内向けのメールとは違い、退職日ギリギリになって送るのではなく、引き継ぎの質問事項が出ることも想定して退職する2~3週間には社外の取引先や顧客宛に退職メールを送信しておくようにしましょう。

仕事を引き継ぐために必ず後任者のメールアドレスや電話番号などの連絡先は記載し、可能であればCCに後任者も入れて社外向けにメールを送信すると尚良いです。

社外向け退職挨拶メール例文

件名:退職のご挨拶 【株式会社◯◯ □□(名前)】

本文:
株式会社●●
■■様

いつも大変お世話になっております。
株式会社◯◯の□□です。

私事で大変恐縮ですが、6月末をもって株式会社◯◯を退職することとなりました。
在職中は大変お世話になりましたこと、心より感謝申し上げます。
本来なら直接お伺いしご挨拶すべきところですが、メールでのご報告・ご挨拶となりましたことお詫び申し上げます。

引き継ぎは、後任の△△へ行っております。
後日改めて△△がご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導のほどよろしくお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社のご発展と、■■様のご活躍をお祈りいたします。

退職を切り出しても引き止められた場合

退職の意思を伝えても、よほど人材に余裕のある会社や部署でもない限り、必ずといっていいほど引き止められることになるでしょう。

必ずしもスムーズに退職手続きが進むとは限らないことを心に留めておかなければなりません。

そこで、円満退職をするために上手な対処方法を3つお伝えします。

退職の意思が揺るがないことを伝える

今までお世話になってきた上司からの引き止めをきっぱりと断ることは気が引けるかもしれません。

しかし、ここで少しでも気持ちが揺らいでいる様子を見せてしまうと、引き止められる可能性があると考えさせてしまうことになります。

退職する意思が揺らいでしまうと、退職確定までの日数が長引き、転職先が決まっている場合には新しい職場に影響が出てしまう可能性もあります。

今後に悪影響を及ぼさないためにも、既に転職先が決定している場合は、その旨を伝えてしまうのが一番効果的です。

まだ次の職場が決まっていない場合にも、既に転職活動をしているなど具体的に活動していることをアピールして、意志が固いことを理解してもらえるようにしましょう。

関連:転職活動を在職中に成功させるコツは?退職後の方が良い?バレる?

前向きな退職理由を伝える

本当の理由が現在の職場への不満であったとしても、正直に伝えることは避けましょう。

先ほどもお伝えした通り職場への不満を理由にしてしまうと、引き止めの材料を用意されてしまったり、上司との関係が悪化して円満退職を望めなくなってしまいます。

例として、「現職の業務ではできないスキルアップがしたい」「転職しなければ実現できない○○事業に携わりたい」など、転職しなくては叶えられない前向きな退職理由を用意しておきましょう。

感謝の気持ちを伝える

引き止められる際には、「貴重な人材だから辞められては困る」「会社として高く評価している」などあなたの自尊心を刺激するような言葉を伝えられたり、待遇改善を提案されることもあるでしょう。

上司の引き止めを振り切ることは心苦しいことですが、ここでは素直に退職を引き止めてくださったこと、今までお世話になったことに対する感謝の気持ちを伝えましょう。

何を言われても頑固に「退職の意思は変わりません」と言い切るよりも、感謝の気持ちを伝えることで「引き止めるべきではないかもしれない」と上司もあなたの気持ちを真摯に受け止めてくれるようになる可能性が高まります。

次の上司の予定を押さえる

もし万が一、直属の上司に退職の意向を受理してもらえなかった場合はすぐにその場で次の上司の予定を押さえるようにしましょう。

退職の意向を認めてもらえず「また今後。一度考えてみて」とズルズル先延ばしにされてしまうと、退職日はどんどん後ろ倒しになって身動き取れなくなってしまいます。

退職交渉が長引くとあなたの心境的にも良くないですし、会社の立場からしても余計に引き継ぎの時間がかかるなどマイナスになるので、意思が固まっているのであればスピードが命です。

会社から在籍を強要されるのは違法

もし万が一会社から職場環境的に「辞めさせてくれない」という状況になった場合『退職を引き止める権利は会社にはない』という事実を知っておきましょう。

退職は労働者の権利であり、在職強要は違法であると法律上で定められています。

第六百二十七条 当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。
民法第627条より」引用

(強制労働の禁止)
第五条 使用者は、暴行、脅迫、監禁その他精神又は身体の自由を不当に拘束する手段によつて、労働者の意思に反して労働を強制してはならない。
労働基準法 第5条」より引用

人手不足を理由に退職を引き止められるケースも少なくありませんが、人手不足の環境を作ってしまったのは会社の責任ですので、あなた自身が責任を感じて在籍し続ける必要はありません。

退職させないための脅しやハラスメントなどについては論外で、労基法違反となり勤務拒否することも可能になりますのでご安心ください。

次の就業先を聞かれたら?

もし退職前に次の転職先、就業先から内定を貰っていて「次はどこにいくの?」と聞かれた場合、基本的には転職先・就業先を上司や同僚に教えないほうが良いです。

理由としては、会社名を伝えてしまうと「あの会社は○○だから辞めておいた方が良い」と引き留める口実になってしまいますし、同業界であれば第三者に情報が漏れてしまう可能性もあります。

私も以前退職を伝えた際に聞かれた経験がありますが『●●業界です』とだけ伝えて具体的な企業名は言わないようにしていましたが、特に嫌な顔されず問題なく納得してもらえました。

メールでの切り出し〜退職までの流れ

  • 上司にアポをとる
  • 退職の意思を伝える
  • 退職が受領承認される
  • 退職日の相談・決定
  • 引き継ぎ業務
  • 返却物と私的備品の引き取り/書類の確認
  • 退職当日(社内に最後の挨拶)

退職を切り出す上司へのアポから退職日当日まで非常に多くの段階を踏まなければいけないことが分かるかと思いますので、最低でも1ヶ月〜2ヶ月前から退職の準備をしておきましょう。

退職後は退職に伴う書類各種が会社から自宅に届きますので、念のため何が送られてくるのか?も相談して確認しておけると後が楽になるのでおすすめです。

会社から送られてくる書類は、退職後の失業手当の申請や次の転職先などで必要になりますので必ず保管しておきましょう。

退職のメールでの切り出し方まとめ

「退職する」という一大決心をした後は強い意志をもって辞意を伝えることが重要になりますので、今回お伝えした内容を参考に、引き止められた場合のコツを押さえて、スムーズに退職できるように対策を練りましょう。

しかし、一人ではうまく退職交渉ができるか、希望の転職先を見つけられるか不安になることもあるかと思いますので、そんな時は転職エージェントの活用も視野に入れておいて頂けたらと思います。

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