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ミーティング会議の時間が長いと感じる人必見!上手い時間配分とは?

仕事を進めるうえで重要な役割を果たすミーティングですが、結構長かったりするもの。

一体、ミーティング(会議)で適切な時間とはどれくらいなのでしょうか?

1、最初は世間話から

良く悪い会議の例として挙げられる
のが、定刻になった瞬間、いきなり
本題から入ってしまう会議です。

これは、司会者自身にとっては一見
効率的なように感じますがメンバー
が少し戸惑ってしまう可能性有です。

最初は最近あったことや調子を伺った
りなどして、いわゆるアイスブレイク
を仕掛けることが良いでしょう。

2、最終ゴールを設定する

そして大事なのがそのミーティングで
最終的に何をゴールと設定するかを、
先に決めてしまうという方法です。

ゴールを設定することで、メンバーに
共有意識が生まれ、比較的スムーズに
議論が進む傾向にあります。

ゴール逆算型が必要という訳です。

3、時間毎の目標を設定する

2でその会議の最終ゴールを設定したら
次に、じゃあそのゴールを設定するため
にはどういう段階が必要かを決めます。

例えば、

・アイデアを出し合う 10分
・良いアイデアを決める 15分
・アイディアの実行プランを決める 5分

のように時間毎の段階毎の目標を設定
することによってグッと現実的に時間
を上手く使う認識が生まれます。

4、臨機応変に対応する

そして最後に忘れてはならないのが、
現場で臨機応変に対応する柔軟さを
持たなければいけないということ。

どれだけあらかじめ準備していたと
しても、予期せぬことが起こるのが
物事の本質です。

その時に軌道修正して、上手く妥協点
に落ち着かせられるかどうかが重要な
別れ道であるかを知っときましょう。

まとめ

会議を上手に時間配分をしながらやって
いる会社は意外と少ないと思います。

いかにスピードを上げるかが、時間濃度
を大きく左右しますのでその点を絶対に
忘れないようにしておきましょう。

また、いつもミーティングがダラダラ
した時間になってしまう人はコチラの
記事もご覧頂ければと思います。

>>ミーティング・会議をだらだらした時間にしないための時間効率化法!

ミーティングは勝負の時間です。

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